Menurut UU RI No. 25 Tahun 1992 tentang Perkoperasian pasal 21 menyatakan bahwa perangkat organisasi Koperasi terdiri dari : rapat anggota, pengurus dan pengawas. Dengan melihat struktur organisasi Koperasi Pegawai Sekreteriat Jenderal DPR-RI, maka dapatlah dikatakan bahwa koperasi ini pada dasarnya telah memiliki alat perlengkapan organisasi secara lengkap.

Dari gambaran tersebut dapat dilihat bahwa ketiga unsur perangkat utama organisasi, tetapi disamping ketiga unsur perangkat utama, kopearsi tersebut dapat dilengkapi dengan pengelolaan usaha. Karena pada dasarnya pengurus dapat saja mengangkat seorang pengelola yang diberi wewenang dan kuasa untuk mengelola usaha. Dalam hal ini apabila koperasi bermaksud untuk mengangkat pengelola maka rencana tersebut dajukan kepada rapat anggota untuk mendapat persetujuan.

Sejalan dengan upaya untuk terus meningkatkan kinerja organisasi sekaligus mencapai efisiensi dan efektifitas kerja, maka pihak koperasi telah mengatur tugas masing-masing pengurus sesuai dengan jabatan yang ada dalam organisasi sesuai dengan Anggaran Dasar dan Anggaran Rumah Tangga menjadi lebih bersifat operasional.

A.     Rapat Anggota

Rapat Anggota merupakan pemegang kekuasaan tertinggi dalam koperasi. Hal ini mengandung pengertian bahwa segala keputusan yang sifatnya mendasar mengenai kebijakan pengembangan aktifitas koperasi ditentukan oleh anggota yang disampaikan melalui forum rapat anggota, setiap anggota mempunyai hak yang sama dalam mengeluarkan pendapatnya. Penyelenggaraan rapat anggota sekurang-kurangnya sekali dalam setahun.

Jenis rapat anggota yang ada dalam Koperasi Pegawai Sekreteriat Jenderal DPR-RI adalah :

a.       Rapat Anggota Tahunan (RAT), yaitu rapat anggota yang diselenggarakan tiap akhir tahun buku. Diadakan oleh Pengurus dan Badan Pengawas yang dihadiri oleh anggota. Rapat Anggota Tahunan ini mengesahkan laporan pertanggungjawaban Pengurus dan badan Pengawas, pembagian Sisa Hasil Usaha (SHU), pemilihan anggota Badan Pengurus dan Badan Pengawas.

b.      Rapat Anggota Khusus (RAK), yaitu rapat anggota yang diadakan untuk tujuan khusus seperti menetapkan kebijaksanaan umum dibidang organisasi, manajemen dan usaha koperasi untk satu tahun buku berikutnya. Serta untuk menetapkan RAPB koperasi dan perubahan Anggaran dasar dan Anggaran  Rumah Tangga  koperasi.

c.        Rapat Anggota Luar Biasa, yaitu rapat anggota yang diadakan untuk  menetapkan penggabungan atau pembagian atau peleburan atau pembubaran koperasi atau apabila keadaan mengharuskan adanya keputusan segera yang wewenangnya ada pada rapat angota. Maka dapat diadakan Rapat Anggota Luar Biasa dapat dilaksanakan dengan permintaan tertulis 1/10 dari jumlah anggota, Pengurus dan Badan Pemeriksa.   

Rapat anggota dilaksanakan dengan sistem kelompok yang dihadiri oleh 1/5 dari jumlah anggota koperasi. Penentuan jumlah anggota menurut sistem kelompok ditetapkan berdasarkan perbandingan pengelompokan anggota pada Biro-biro dan Bagian kerja dilingkungan kantor Sekreteriat Jenderal DPR-RI.

B.     Pengurus

Kekuasaan yang dimiliki oleh pengurus koperasi berada dibawah  kekuasaan rapat anggota. Pengurus hanya merupakan pemegang mandat yang dipilih,  diangkat serta diberhentikan oleh anggota. Pengurus harus membuat kebijakan yang tidak menyimpang dari Anggaran Dasar dan Anggaran Rumah Tangga dan hasil keputusan rapat anggota lainnya dan pada akhir masa jabatannya harus mempertanggung jawabkan hasil kerjanya kepada anggota.

Secara umum, tugas utama pengurus Koperasi Pegawai Sekreteriat Jenderal DPR-RI adalah memimpin organisasi dan perusahaan koperasi, melakukan segala perbuatan hukum dan atas nama koperasi, serta mewakili koperasi baik didalam maupun diluar pengadilan.

Pengurus dipilih dari anggota dan masa jabatan pengurus dan pengawas satu periode adalah tiga tahun, tapi sejak tahun 1994 diubah menjadi empat tahun dan setelah masa jabatannya berakhir dapat dipilih kembali.

Unsur-unsur Pengurus Koperasi terdiri atas :

• Ketua
•  Wakil Ketua
• Sekretaris
• Bendahara Pusat
• Bendahara Simpan Pinjam
• Bendahara Perdagangan.

 Anggota koperasi yang dapat dipilih menjadi pengurus  adalah yang memenuhi persyaratan sebagai berikut :

• Mempunyai sifat jujur dan ketrampilan kerja.
• Mempunyai pengetahuan tentang perkoperasian.
• Mempunyai rasa disiplin dan tanggung jawab atas jalannya kegiatan usaha koperasi.

 Pengurus bertugas :

1. Menyelenggarakan rapat anggota.
2. Menyelenggarakan pembinaan organisasi dan idiil.
3. Mewakili koperasi didalam dan diluar pengadilan.
4. Mengelola koperasi dan usahanya.
5. Mengajukan rancangan rencana kerja dan Rencana Anggaran Pendapatan dan Belanja Koperasi.
6. Mengajukan laporan keuangan dan pertanggungjawaban pelaksanaan tugas.
7. Menyelenggarakan pembukuan secara tertib.
8. Memelihara Daftar Buku Anggota, Daftar Buku Pengurus, dan Daftar Buku Pengawas.

 Pengurus berwenang :

• 1.      Menentukan kebijaksanaan koperasi sesuai dengan Keputusan Rapat Anggota.
• 2.      Memutuskan penerimaan dan penolkana anggota baru serta pemberhentian anggota sesuai dengan ketentuan dalam Anggaran Dasar.

Arah dari langkah-langkah kebijakan penguirus tersebut telah ditetapkan melalui rencana kerja koperasi yang dituangkan dalam hasil keputusan rapat anggota.

Tugas dan wewenang masing-masing komponen pengurus itu dapat dirinci sebagai berikut :

a. Ketua

Ketua KOPEG SETJEN DPR-RI memiliki tanggung jawab baik kedalam maupun keluar organisasi, dengan uraian tugas selengkapnya sebagai berikut:

• 1.      Memimpin Koperasi dan mengkoordinasikan kegiatan seluruh Anggota Pengurus.
• 2.      Mewakili Koperasi di dalam dan di luar pengadilan.
• 3.      Melaksanakan segala perbuatan sesuai dengan Keputusan Rapat anggota dan Rapat Pengurus.

Adapun wewenang dari ketua adalah sebagai berikut :

• 1.      Menentukan Kebijaksanaan dan mengambil keputusan.
• 2.      Menandatangani surat-surat dan perjanjian bersama Sekretaris dan Bendahara.

Ketua bertanggung jawab kepada Rapat Anggota

b. Wakil Ketua

Wakil ketua memiliki wewenang untuk bertindaka sebagai wakil penanggung jawab umum, dengan rincian tugas sebagai berikut :

• 1.      Melaksanakan tugas ketua apabila berhalangan.
• 2.      Membina dan mengawasi bidang orgsnisasi dan administrasi.
• 3.      Melaksanakan pendidikan dan penyuluhan.
• 4.      Mengkoordinasi rencana program kerja.
• 5.      Menyelenggarakan kotrak usaha dengan pihak lain

c. Sekretaris

Tugas utama sekretaris adalah sebagai penanggungjawab administrasi koperasi, adapun uraian tugasnya sebagai berikut :

• 1.      Bertanggung jawab kegiatan administrasi dan perkantoran.
• 2.      Mengusahakan kelengkapan organisasi.
• 3.      Mengatur jalannya perkantoran.
• 4.      Memimpin dan mengarahkan tugas karyawan.
• 5.      Menghimpun dan menyusun laporan kegiatan bersama bendahara dan pengawas.
• 6.      Menyususn rancangan rencana program kerja organisasi dan idiil.

Sekretaris berwenang :

• 1.      Mengambil keputusan dibidang kesekretariatan.
• 2.      Menandatangani surat-surat bersama ketua.
• 3.      Menetapkan pelaksanaan bimbingan organisasi dan penyuluhan.

Sekretaris bertanggung jawab kepada rapat Pengurus melalui Wakil Ketua.

d. Bendahara Pusat.

Pada dasarnya tugas pokok bendahara adalah mengurus kekayaan dan keuangan koperasi, antara lain :

• 1.      Bertanggung jawab masalah keuangan koperasi.
• 2.      Mengatur jalannya pembukuan keuangan.
• 3.      Menyusun anggran setipa bulan.
• 4.      Mengawasi penerimaan dan pengeluaran uang.
• 5.      Menyusun rencana anggaran dan pendapatan koperasi.
• 6.      Menyusun laporan keuangan.
• 7.      Mengendalikan anggaran.

Bendahara Pusat berwenang  :

• 1.      Mengambil keputusan dibidang pengelolaan keuangan dan usaha.
• 2.      Bersama dengan ketua menandatangani surat yang berhubungan dengan bidang keuangan dan usaha.

C.     Pengawas

Disamping rapat anggota dan pengurus, salah satu alat perlengkapan organisasi koperasi adalah pengawas yang antara lain mempunyai tugas untuk melakukan pengawasan terhadap pelaksanaan kebijakan dan pengelolaan koperasi.

Adanya fungsi pengawasn dalam suatu organisasi koperasi, dimaksudkan sebagai salah satu upaya untuk memperkecil resiko yang mungkin timbul sebagai akibat dari terjadinya penyimpangan-penyimpangan kebijakan dari rencana yang telah ditetapkan.

Pengawas dipilih melalui rapat anggota bersama dengan pemilihan pengurus dengan masa jabatan empat tahun.Jabatan pengawas tidak boleh dirangkap dengan jabatan pengurus, sedangkan persyaratan badan pengawas sama dengan persyaratan pengurus.

Dengan uraian tugas masing-masing adalah sebagai berikut:

• 1.        Melakukan pengawasan terhadap pelaksanaan kebijaksanaan pengurus menyangkut pengelolaan koperasi, baik yang menyangkut aspek organisasi idiil maupun aspek usaha.
• 2.        Meneliti catatan yang ada pad koperasi.
• 3.        Membuat laporan tertulis tentang hasil pengawasan.

Pengelola

Selain dadanya ketiga komponen perangkat organisasi,, maka sebagai pelaksana operasional terutama berkaitan dengan tugas-tugsa yang sifatnya membantu pengurus dalam menjalankan kegiatan usaha, maka KOPEG. SETJEN DPR-RI juga mempunyai 17 orang karyawan koperasi ebagai tenaga yang mengelola jalannya koperasi dengan kualifikasi pendidikan yang umumnya SMU. Karyawan operasional diangkat oleh Pengurus Koperasi dengan persetujuan Rapat Anggota Tahunan . Para karyawan inilah yang menjadi ujung tombak daripada rangkaian kegiatan yang dilakukan oleh koperasi.

Adapun unsur-unsur karyawan ini terdiri atas:

1.      Kasir, mengatur penerimaan dan pembayaran sehubungan dengan usaha koperasi.

2.      Bagian Pembukuan

Bagian ini bertugas untuk menyusun sebuah pembukuan yang berisi catatan transaksi yang dilakukan oleh karyawan Koperasi, baik berupa transaksi usaha pertokoan maupun transaksi yang menyangkut usaha Simpan Pinjam. Khusus untuk transaksi Simpan Pinjam, bagian ini memiliki tugas tambahan yaitu memeriksa dan mengecek tagihan kepada para Anggota yang mengajukan permohonan pinjaman baru.

3.      Bagian Pelayanan/Penjualan

Bagian ini erat sekali hubungannya dengan bidang usaha pertokoan dan berhubungan langsung dengan konsumen/ pelanggan. Bagian ini secara tidak langsung memberikan citra koperasi ini di mata para anggota sebagai konsumen /pelanggan ataupun masyarakat sekitarnya. Bagian ini pula yang mengontrol persediaan barang, dan selalu melaporkannya kepada Bagian Pembelian.

4.      Bagian Pembelian/ Administrasi

Bagian ini bertugas untuk mengontrol persediaan dan mencocokkannya dengan laporan yang diberikan Bagian Penjualan serta mengurus masalah administrasi pada umumnya.

5.      Bagian Umum

Bagian ini bertugas membantu kelancaran tugas daripada semua bagian serta kelancaran kegiatan koperasi.

Perlu Peneliti Kemukakan disini bahwa walaupun pihak KOPEG SETJEN DPR-RI mencantumkan adanya tenaga manajer (pengelola) didalam Anggaran Dasar dan Anggaran Rumah Tangga namun dalam kenyataannya sampai dengan penelitian ini dilakukan ternyata belum memilik manajer. Maka dengan demikian secara hierarkis pengelolaan kegiatan usaha KOPEG SETJEN DPR-RI secara langsung di bawah bimbingan, pengarahan dan tanggung jawab pengurus.

Dalam pengelolaan koperasi oleh pengurus dan pengawasan oleh pengawas, ada badan yang memberikan nasihat kepada pengurus dan pengawas baik diminta maupun tidak diminta untuk kemajuan koperasi yakni Badan Pembina. Badan Pembina ini adalah badan yang sangat diperlukan oleh koperasi dalam kedudukannya sebagai koperasi fungsional dari Sekretariat Jenderal DPR-RI.